【部門別】バックオフィスにAIを活用できる業務や事例を紹介

ルーティンワークの多いバックオフィス業務は、AI導入による業務効率化・透明化が大いに期待できます。しかし、社内に知見やノウハウのある人材が乏しく、どのように導入・活用すべきか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、AI黎明期から数々のインターネットサービスに携わってきた弊社スパイクスタジオが、バックオフィス業務へのAI活用法をご紹介していきます。各部門において自動化できる具体的な業務内容や、実際にバックオフィス業務にAIを導入した先行企業の活用事例も解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。

【部門別】バックオフィスにAIを活用できる業務

バックオフィス業務は、対顧客ではなく対社内で業務をおこなう間接部署です。総務・経理・人事・法務といった、企業の基盤となる業務のことを「バックオフィス業務」と呼びます。

バックオフィス業務はルーティンワークが多いため、属人化しやすいのが課題です。生成AIを導入することにより、バックオフィス業務の効率化・自動化・透明化が期待できます。

生成AIは、膨大なデータを学習して特徴やパターンを学習し、新たな生成物を創り出す技術です。生成AIで代替できる業務は幅広く、簡単なものから専門的なものまでさまざまなものがあります。まずは、生成AIで代替できるバックオフィス業務を、部門別にみていきましょう。

全部門対象

部門を横断してAIが導入できるバックオフィス業務は、以下の通りです。

• 書類やメール、業務マニュアルなどの文章作成

• Excelで使う関数の作成

• 企画の壁打ち

• 議事録作成の自動化

• 紙媒体のデータ入力支援

• 社内FAQ作成

• 多言語対応（翻訳など）

• カレンダーの自動調整

• タスクのリマインダー

たとえば、ChatGPTなどの対話式チャットAIは、テキストの生成・要約を得意としています。膨大なデータの中から適切な情報だけを引き出したり、新しい提案をしたりすることも可能です。たとえば、名紙の写真を生成AIに読み込ませ、紙面の情報をデータ化・テキスト化するといった使い方もできます。

また、テンプレート的な文章の作成や関数の作成、企画の壁打ちなどは、無料で使えるGPT-3.5などでも十分活用できるでしょう。

経理・財務部門

バックオフィス業務における経理・会計などの部門でのAI活用例は以下の通りです。

• 請求書や領収書のデータ入力・自動生成

• 経費精算の自動化

• 給与計算の自動化

• 財務データ分析・レポート作成

AIを活用することにより、ミスや漏れなどのヒューマンエラーが防げるため、再作業・修正作業などのコスト削減につながります。自動仕訳ができるAI会計ソフトを活用すれば、担当者の負担軽減にも大きく貢献できるでしょう。

また、AIを活用することで、過去のデータを参照した財務予測や分析なども実現可能です。

IT部門

AI技術は、IT部門におけるバックオフィス業務でも以下のように大いに活用できます。

• サーバーとアプリケーションの監視

• データ移行

• データのバックアップ

• ナレッジ管理

• 運用自動化コードの生成

• 機器・施設などの異常・故障の検知

• チャットボットの自動返信によるトラブル対応

• マニュアルやナレッジを参照した障害時の対応

人間が作業をおこなう場合、専門性によって業務の品質に差が出る可能性がありますが、生成AIを活用すれば品質の均一化が可能です。

人事部門

人事部門におけるバックオフィス業務の生成AI活用例は以下の通りです。

• 候補者の発掘

• 就業履歴の確認

• 面接の手配

• 出張・経費管理

• 勤怠管理

• 給与管理

• 従業員データの管理

• 研修や社内イベントの企画

• カジュアル面談のAI対応

人事部門では、データ管理はもちろん、研修やイベントの企画といったアイデア抽出にも活用できます。「オンライン開催で営業職のための新人マナー研修がしたい」など、具体的な目的を入力すれば、内容に沿った企画を提案してもらえるのです。また、カジュアル面接における会社説明をAIアバターに任せるといった活用方法もあります。

バックオフィス業務におけるAI活用事例を部門別で紹介

ここからは、バックオフィス業務において実際にAIを活用している先行企業の事例を紹介していきます。

• 【バックオフィス業務全般】スパイクスタジオ

• 【総務】ソフトバンク株式会社

• 【法務】株式会社LegalForce

弊社スパイクスタジオが開発した社内情報チャットボットの事例も紹介していきますので、ぜひビジネス導入の参考にしてみてください。

【バックオフィス業務全般】スパイクスタジオ

弊社スパイクスタジオが開発した社内チャットボットは、議事録・ドキュメント・チャット履歴などの膨大なテキストのデータベース化を叶えます。さらに、このデータベースをRAGとしてLLMと組み合わせることにより、部門を横断して使える汎用性の高さを実現しました。

バックオフィス業務をBOT化することで、社内問い合わせ数の削減による担当者の業務負担軽減や、データベースの高速検索などに貢献しています。具体的な例は以下の通りです。

• 総務の備品調達方法

• 労務の就業規則に関する問い合わせ対応

• 経理の発注手続きに関する問い合わせ対応

【総務】ソフトバンク株式会社

ソフトバンク株式会社の「SynchRoid」は、PC操作を記録するソフトウェアロボット（RPAツール）を開発しました。頻発するルーティンワークのPC業務をAIに任せることにより、バックオフィス業務における属人化を防ぎ、正確さやスピードの向上、コスト削減が実現できます。

ブラウザウインドウからPC操作を記録させ、一連の作業を設定すれば、以降はロボットが自動で処理をおこなう仕組みです。エクセルファイルの自動操作も可能なので、経理・会計作業がよりスムーズにおこなえます。

実際に株式会社LIXILへ導入した事例では、導入1年以内に社内のRPA開発者を育成し、現場社員が自ら必要なロボット開発がおこなえるような体制を実現しています。

【法務】株式会社LegalForce

株式会社LegalForceは、開発したAI契約審査プラットフォーム「LegalForce」の有償契約企業数が、2023年12月時点で3,500社を突破したことを発表しました。LegalForceは、自然言語処理技術を活用したAIツールです。契約書をアップロードするだけで以下の機能が活用できます。

• 契約リスクや条項の抜け漏れ監査

• 法改正にも対応可能

• 日・英約60類型の契約書レビュー支援

• 弁護士監修の豊富な契約書ひな形提供・差分比較

上記の機能を実装することにより、スピード感のある契約審査を実現しました。

AI導入を成功させるための注意点

バックオフィス業務におけるAI導入を成功に導くためには、以下のポイントに留意する必要があります。

• 導入計画を事前に策定しておく

• 導入後に効果を測定し、改善策を実行する

• 社員のデジタル、AIリテラシーを向上させる

• 機密情報の取り扱いを徹底する

• 100%正しく動作するとは限らないことを理解する

• 意識することなく著作権侵害など法令違反する可能性がある

AIは100％の動作を保証できないことから、導入計画においては100点をゴールとせず、70点の効率化を目指してクイックウィンを獲得することが重要です。

バックオフィスのAI活用に関するよくある質問

最後に、バックオフィスのAI活用に関するよくある質問を紹介します。

• バックオフィスにAIを導入するまでの流れは？

• バックオフィスのAI導入にかかるコストは？

• バックオフィスのAI導入ができない、しにくい領域は？

• バックオフィスのAI導入は自社だけで完結できる？

バックオフィスにAIを導入するまでの流れは？

バックオフィスのAI導入は、計画的におこなうことが重要です。

1. 現状のバックオフィス業務の洗い出し・課題把握

2. 従業員のトレーニング計画を立てる（スムーズな移行を促す）

3. AI導入の明確な目標を設定する

4. 現在のITインフラとの互換性チェック

5. 社内のAIリテラシー向上のための研修を計画する

6. 導入後も定期的な効果測定をおこなう

長期的に運用することも視野に入れ、定期的なパフォーマンス調整やシステムの拡張をおこないましょう。従業員や担当者のフィードバックも参照し、アップデートに役立てることが大切です。

バックオフィスのAI導入にかかるコストは？

バックオフィスAIの導入費用の相場は、解決すべき課題や導入の規模など、開発するAIの種類によっても変動します。一般的には以下の通りですが、詳しい内訳についてはぜひ直接お問合せください。

• チャットボットシステム：5～10万円前後

• 音声認識システム：100万円～

• 需要予測システム：300～600万円前後

バックオフィスのAI導入ができない、しにくい領域は？

バックオフィス業務は、間接業務という特性があるため比較的AIによる自動化や効率化がしやすい部署になります。単純な書類データ作成やこれらを管理する領域は、AIによる代替が可能です。

ただし、ルーティンワークではない分野の領域は、現状のAIでは代替できません。

• 税務関連の対応

• イレギュラーな経理業務や電話対応

• 実施経験のない分野における企画立案

• 帳簿や決算書類の最終確認

• 財務分析・経理データの分析

• 経理システムのメンテナンス・管理業務

• 人間の感情や場の雰囲気などを読み取る作業

税務関連は法制度が更新されるたびに対応する必要があります。さらに、システム管理などは人間がまず改正点などを把握しなければならないでしょう。また、生成AIは完璧ではないため、生成物は人間のチェックが必須です。さらに、データがなければ何も生み出せないので、イレギュラー対応には弱い傾向があります。

バックオフィスのAI導入は自社だけで完結できる？

バックオフィスに限らず、AIのビジネス導入には関連知識に精通した人材が必要不可欠です。AI導入を成功に導くためには、自社の課題・デジタル技術・IT環境など、計画段階から多角的な捉え方ができる専門家の視点が必要になります。

特に、バックオフィス業務がアナログ・レガシーシステムを中心に回っている場合は、社内にITリテラシーが高い人材・ノウハウを持っている人材が少ない可能性が高いです。少しでも不安に思う場合は、外部の専門家に依頼することをおすすめします。

バックオフィスへのAI活用なら「スパイクスタジオ」にお任せください

ペーパーレス化が推進される昨今では、バックオフィス業務の効率化やIT化が急務とされています。ルーティンワークが多いバックオフィス業務は、一部の業務を自動化するだけでも、十分導入の効果が見込めるはずです。

弊社スパイクスタジオでは、AI黎明期から開発に携わってきた熟練チームが在籍しています。生成AIのポテンシャルを最大限活かし、貴社の課題を解決する最適な活用法を提案いたしますので、ぜひ一度ご相談ください。