老舗商社の受発注AI改革
受発注業務のほとんどを自動化・仕組み化し、業務効率を改善
FAX・電話中心の受発注をデータ化し、混乱した業務フローを再設計して自動化
背景
創業70年の専門商社である同社の受発注業務は、30年前に確立された手順のまま運用が続いていました。長く回ってきた仕組みには、それだけの合理性があります。ただし、それを支えていたのは制度ではなく、慣行を体で覚えたベテラン社員でした。
問題の核心
受注はFAX、電話、メールと複数のチャネルに分散し、情報の入口が揃っていません。金額が確定しないまま発注が進むため後追いの修正が頻発し、部門間の確認が積み重なって請求確定までに時間を要していました。結果として、経験の浅い担当者では処理そのものが成立しない状態になっていました。
打ち手と結果
再設計は、情報の入口を揃えることから始めました。受注方法をフォーム中心に統一してデータとして扱える形にし、それでも残るFAXや手書きはOCRで読み取る。入力内容に不足があればAIが自動で確認質問を投げ、差し戻しの往復をなくす。金額未確定の案件はステータスとして可視化し、後追い修正が起きない状態をつくりました。さらに基幹システムと連携させ、同じ情報を二度入力する作業も廃止。受発注業務の大部分を自動化・仕組み化することで、慣行に依存しない体制へと転換しています。
