【業務効率化に役立つ？】業務改善コンサルとは｜活用のメリットと注意点

自社の業務改善・効率化を検討しているという方の中には、社内のリソースや専門的な人員の不足などの観点から、プロジェクトの推進に着手できていないという方も多いのではないでしょうか。そんな方におすすめなのが「業務改善コンサルティング会社」です。

「業務効率化に取り組んでいるが、なかなか上手くいかない」

「社内に適任がおらず、外部ベンダーを探している」

この記事では、上記のような自社の業務効率化に関する悩みを抱えている方に向けて、業務改善コンサルの活用法とメリットをご紹介していきます。提案してもらえる改善内容や、自社に最適なコンサル会社の選び方、依頼時の注意点についても詳しく解説しますので、ぜひご参考ください。

業務効率化に役立つ？「業務改善コンサル」とは

「業務改善コンサルティング会社」とは、企業の業務における課題点を調査・分析し、改善策を提案してくれる企業のことです。自社のニーズに合った最善策を、専門家の視点から提案してもらえます。

業務改善コンサル企業が提案する、主な業務改善サービスは以下の3種類です。

1. 業務プロセスや課題の可視化

2. 業務プロセス最適化

3. DXのための業務効率化

サービスを受ける際は、ニーズに合ったものを選ぶことが大切になります。それぞれ詳しく解説していきますので、検討時の判断材料としてお役立てください。

スパイクスタジオ担当者によるコメント：
弊社スパイクスタジオでは、上記1〜3におけるすべての業務改善コンサルティングに対応しており、特にBPR領域に強みを持っています。一般的な業務改善コンサルは、業務の一部における部分的な改善が大半です。IT技術を活用した効率的な情報共有や、古いシステムを最新のものへ刷新するといった、既存の組織体制に依存した改善策では、根本的な解決には至りません。弊社スパイクスタジオが提案するのは、既存の組織体制に限定されない、根本的な業務全体における見直しです。たとえば、企業全体の業務を「コア業務」「ノンコア業務」に分類して可視化することで、限られたリソースをコア業務に集中させることができます。さらに、必要性の低いノンコア業務を集約して、生成AIなどのソリューションによる自動化をおこなえば、大幅な業務効率化も実現可能です。自社業務の抜本的な業務改善をご検討の方は、ぜひ弊社までご相談ください。

業務改善コンサルの内容①業務プロセスや課題の可視化

業務改善コンサルの最初のステップは、「業務プロセスや課題の可視化」です。コンサル企業が、クライアント企業における現状の業務プロセスを可視化・分析し、時間やリソースが無駄に使われている「ボトルネック」を特定します。

業務改善コンサルの内容②業務プロセス最適化

「業務プロセス最適化」は、業務プロセスにおける課題を可視化した後に必要となるステップです。コンサル企業が最適化すべきポイントを明確にし、業務効率化のための具体的な改善策を提案します。

このステップでは、単なる業務プロセスの改善だけでなく、業務実施のための組織編成や人材配置まで検討することが重要です。人材の適材適所を探し、教育や研修プランを提案してもらうことで、より的確な業務プロセスの最適化がおこなえます。

業務改善コンサルの内容③DXのための業務効率化

「DXのための業務効率化」は、デジタル技術を既存業務に統合する「DX支援」を求める企業に適したサービスです。企業の特性・ニーズに応じたカスタマイズをおこなうことで、業務改善を通じた競争力を強化することを目的にしており、近年急速に需要が高まっています。

コンサル企業が提案するのは、デジタルツールの導入計画や、運用体制の構築などです。具体的には、法制度・市場環境の変化に応じた業務プロセスの見直しや、新たなビジネスモデル創出の提案などもおこないます。

業務改善コンサルを活用するメリット

業務効率化への取り組みは、もちろん社内で完結させることも可能です。しかし、外部に依頼することで以下の恩恵が受けられます。

1. 業務の課題点を客観的に捉えられる

2. 専門的な視点からサポートしてもらえる

3. 自社のリソースを抑えて業務効率化できる

4. 業務効率化のノウハウを蓄積できる

5. 長期的なコスト削減になる

ここからは、上記5つのメリットについて詳しく解説していきます。

業務の課題点を客観的に捉えられる

業務改善コンサルに依頼する大きなメリットとしては、まず「業務の改善点を客観的に捉えられること」が挙げられます。

社内で定着・慣習化してしまった業務プロセスは、当事者だと問題点に気付けないことも多いです。既存のシステムや業務内容の変革には、現場の社員からの反発が起きる懸念もあるでしょう。

しかし、業務改善コンサルを活用すれば、客観的かつ専門的な第三者の視点から、データなどを用いた業務プロセスの現状と改善策を提示してもらえます。一時的にパフォーマンスが低下しても、将来的なメリットが見込めることが明確になれば、現場はもちろん上層部にも納得してもらった上で取り組めるでしょう。

専門的な視点からサポートしてもらえる

業務改善コンサルタントは、IT関連の専門的な知識はもちろん、多様な業界における豊富な経験やノウハウを持っています。他社の成功事例を活かして、クライアント企業のニーズに合ったアプローチをカスタマイズするため、効果的な戦略を提案してくれるメリットがあるのです。

そのため、社内で業務効率化に取り組むよりも、スピーディーな問題把握や課題解決が期待できます。専門的な視点からサポートしてもらうことにより、自社で試行錯誤するコストや時間を短縮でき、効率よく施策に取り組めるでしょう。

自社のリソースを抑えて業務効率化できる

業務改善コンサルにサポートを依頼することで、自社のリソースを抑えて業務効率化に取り組めるメリットがあります。社内から担当者を捻出するとなると、本業との同時進行が難しかったり、人的リソースが確保できていなかったりするのが現状です。

自社のみで業務改善の取り組みを完結するのが難しい場合は、外部のリソースを活用することで解決できます。社員も本来のコア業務に専念できるため、既存の生産性を下げることなく業務効率化に取り組めるのが魅力です。

業務効率化のノウハウを蓄積できる

コンサルティングを外注することで、業務効率化のノウハウを習得・蓄積できるメリットもあります。コンサル企業は、数々の業務改善施策を提案・成功させてきた、いわば業務効率化のエキスパートです。

過去の成功事例の中から、自社の課題に類似したケースを参照し、迅速に解決策を提示してくれます。また、万が一イレギュラーが起きた場合でも、過去の知見を駆使して解決へと導いてくれるため、柔軟な対応方法が学べるでしょう。

社内の担当者や経営層も共同でプロジェクトに取り組めば、得た知見をマニュアル化し、内製化に向けた取り組みを進めることもできます。将来的なDX・IT人材の内製化を検討している場合は特に有効です。

長期的なコスト削減になる

業務改善コンサルを活用すれば、長期的なコスト削減にもつながります。先述したように、自社のリソースのみで業務効率化に取り組むケースには、以下の懸念があるのです。

• 人員を捻出する手間やコスト

• 現状の生産性低下

• 非効率な施策によるムリ・ムダ・ムラの発生

なんとか業務効率化にこぎつけたとしても、「想定よりコストがかかってしまった」というケースは少なくありません。また最悪の場合、コストをかけたのにもかかわらず、施策が途中で立ち行かなくなる可能性もあります。

そのため、業務改善をコンサル企業に外注して確実な方法へ初期投資したほうが、長期的な視点ではコスト削減につながるといえるでしょう。

業務効率化のための6つのプロセス

効率的に業務改善に取り組むためには、以下の6つのステップが必要です。

1. 既存の業務プロセス可視化

2. 問題点の洗い出し

3. 問題の原因特定

4. 問題解決における優先順位の策定

5. 改善案検討・実行

6. 効果測定

ここからは、業務効率化の基本的な流れについてみていきましょう。

既存の業務プロセス可視化

効率化に欠かせない最初のステップが、業務プロセスの可視化です。まず現状の業務プロセスにおける、担当者・工数・時間などを明確にします。この際、コンサル企業に以下の資料を提示できるとよりスムーズです。

• 業務関連マニュアル

• 業務分担表

• 業務フロー図　など

上記が無い場合は、関係者へ口頭でのヒアリングをおこない、データ化しておけるといいでしょう。ヒアリングの際は、後々のトラブル防止のため、認識の齟齬がないようすり合わせをおこなうことが大切です。

また、以下の情報も把握しておけると今後の流れに役立ちます。

• 業務をおこなうタイミングや頻度（時間軸における業務把握）

• 既存の導入システムやデータ量（システム入替時の必要情報）

問題点の洗い出し

業務フローが可視化できたら、次は具体的な問題点の洗い出しです。用意したデータやヒアリング内容を基にして、業務のどの部分に非効率な点があるのかを特定していきます。可視化された業務プロセス内に潜む、「ムリ」「ムダ」「ムラ」を洗い出す作業です。

コンサル企業は、過去に担当した類似の他社事例なども参考にしつつ、定量的なデータ分析から定性的な問題点を洗い出します。

問題の原因特定

課題点や改善の余地が明らかになったら、次は問題の原因を特定し、どのように改善するかを決定していくステップです。各プロセスが生み出す付加価値や重複事項など、さまざまな要因を総合的に判断し、背景にある原因を見極めていきます。

問題解決における優先順位の策定

業務の問題点を分析すると、複数の課題が浮かび上がることが想定されます。しかし、ここですべてを一度に解決するのではなく、優先順位を策定することが重要です。

優先順位の策定は、各問題が業務全体に与える影響、改善によって得られる効果など、さまざまな要素を加味して判断されます。影響度が高く、短期間で成果が見込める問題から着手することで、より効果の高い業務改善が期待できるのです。

改善案検討・実行

優先順位の策定後は、洗い出された問題点に対して、どのように改善するかを決定します。以下の視点から、課題を解決・改善する具体的な施策を検討していく形です。

• 業務の廃止

• 業務フローの削減

• 簡素化、標準化

• 生成AIなどを活用した自動化

改善案が決まったら、実行に向けた計画を立てます。この際、どのようなタスクが必要か、誰が担当するか、どのようなスケジュールで進めるのかを明確にすることが大切です。ここでの計画不足は後の実行に影響を与えるため、詳細に策定することが求められます。

効果測定

改善施策を実行した後は、その結果を分析して、どれだけ効果があったかを評価する効果測定をおこないます。実施した改善策が想定した結果をもたらしていない場合は、さらなる調整を検討し、実行と改善を繰り返しおこなうことが大切です。

そのため、業務効率化の施策に取り組む際は、短期的ではなく中長期的な視点を持つことが求められます。業務改善は一過性ではなく、持続的な向上が必要です。

定期的に業務フローの見直しをおこない、改善を続ける文化を根付かせることで、業務や市場の変化に応じた柔軟な対応も可能になります。

業務改善コンサルを活用する際の注意点

業務改善コンサルを活用する際の注意点は以下の通りです。

1. 自社の予算に合わせて依頼する

2. 窓口となるリソースの確保

3. 長期的な視点を持つ

4. 現場ファーストを意識する

自社の予算に合わせて依頼する

業務改善コンサルを活用する際は、自社の予算に合わせた依頼をすることが大切です。依頼費用は、契約内容や期間、企業の規模によって変動します。また、契約形態にも以下の種類があるため、依頼時はニーズに合ったものを選択しましょう。

• プロジェクト契約

• 顧問契約

• 時間契約

• 成果報酬型

たとえば、プロジェクト契約にかかるコストは、一般的に年間100万円〜150万円程度です。また、顧問契約のケースでは、月額10万円〜20万円前後の費用がかかります。予算に限りがある場合は、複数社から相見積もりを取ることも検討しましょう。

窓口となるリソースの確保

業務改善コンサル企業に依頼する際は、実際にコンサル企業とやり取りをおこなう人員のリソース確保が必要です。事前に自社の窓口となる担当者を選定し、円滑にコミュニケーションが取れる体制を整えておきましょう。

また、担当者が窓口業務や業務効率化の施策に専念できるよう、従来の業務負担を軽減するなどの工夫も必要です。

長期的な視点を持つ

業務効率化のための施策は、短期的に成果が出るものではありません。新しいシステムやツールを導入すると、適応までの間に一時的な効率・品質低下が起こることがあります。そのため、短期での効果を期待しすぎず、中長期的な視点を持つことが大切です。

また、プロジェクトの遂行までは長期間の契約になることも多いので、コンサル企業の担当者との相性も重要になります。

スパイクスタジオ担当者によるコメント：
中長期的な視点が必要とはいえ、「クイックウィン」を求めることを忘れてはいけません。長期的なゴールを設定しつつ、短いスパンにおいては細かく目標値を設定し、施策を実施・検証していくことが大切です。特に、初期段階における小さな目標は、短期間で成果に導けるかどうかで、コンサル企業の手腕が問われます。

現場ファーストを意識する

コンサル企業の提案で、新たなツールや技術を導入する際には、現場における定着のしやすさを特に重視しましょう。どんなに良い提案でも、現場との認識がズレると社内での強力が得られず、思ったような効果が期待できなくなることもあります。

現場との齟齬を生まないためには、先述したような事前の情報収集を怠らないことが大切です。現場にしか把握できない課題点や現状なども漏らさずヒアリングし、きちんとコンサル企業に共有した上で施策に取り組んでください。

業務効率化のためのコンサル企業の選び方

コンサル企業を選定する際のポイントは、大きく3つあります。

1. 提供するサービスの範囲に着目する

2. 実績や得意分野をチェックする

3. 費用対効果の高い企業を選ぶ

提供するサービスの範囲に着目する

コンサル企業を選ぶ際は、自社のニーズや予算に合致したサービスを受けることが大切です。企業の提供するサポートの方式や範囲などは、事前にしっかり確認しておきましょう。

• 新しいフローの実装・効果測定まで伴走してくれるか

• 契約後のフォローアップ体制が整っているか

• 自社でノウハウを構築するためのサポートがあるか

• 契約期間はどのくらいか

企業によってはパッケージを展開しているところもあるため、参考にするのがおすすめです。予算に限りがある場合は、サービスの範囲を絞ることでコストを抑えられます。

スパイクスタジオ担当者によるコメント：弊社スパイクスタジオでは、BPRにおける長期伴走や、生成AIをはじめとするツールの導入・開発・運用までのトータルサポートが提供可能です。費用の見積もりについてはお問合せから承っておりますので、お気軽にご相談ください。スパイクスタジオに相談する ✅

実績や得意分野をチェックする

コンサル依頼先とのミスマッチは、その企業の実績と得意分野が自社の業種と一致しているかを確認することで防止できます。

• 求める内容に類似した実績を持っているか

• 自社の業種にマッチした企業かどうか

• 豊富な実績を持っているか

• 規模の大きい実績を持っているか　など

たとえば、DXの推進が目的である場合は、IT事業に特化している企業を選ぶべきです。自社が製造業に身を置く企業なら、同業界における実績が豊富な企業を選ぶと安心できます。

また、実績の多さや規模にも注目し、信頼度の高い企業を選定しましょう。

費用対効果の高い企業を選ぶ

業務改善コンサルタントを依頼する際にはコストが発生しますが、「コストに見合った効果が得られるか」を検討することも重要です。費用対効果を最大化するためには、契約内容を明確にし、目標となるKPI（重要業績評価指標）を設定することが求められます。

「どれだけの経費削減や業務効率化が期待できるか」を前もって考えておくことで、具体的な改善策を提示してもらいやすくなるでしょう。

スパイクスタジオの提供する生成AI活用コンサル

弊社スパイクスタジオでは、業務効率化・DX推進のためのコンサルティングを提供しております。特に、生成AIに関する導入支援・運用支援サービスが強みです。主に以下のサービスを展開し、既存の業務プロセス変革をサポートしています。

• AI導入から運用までのトータルサポート

• 生成AI導入プロジェクトに伴走するアドバイザリーサービス

• ニーズや課題解決に最適な生成AIツールの開発

• IT関連・生成AI関連の基礎知識習得（生成AI活用支援ソリューション）

• システム構築・運用、新たな活用法の提案（価値の付与）

• 生成AI活用におけるサポート窓口サービス　など

また、プロジェクト定着後のフォローアップも充実しているのが特徴です。SlackやTeams等のチャットツールを通じたサポート、生成AIの基礎研修・プロンプト教室の開催など、さらなる活用を促すサービスも展開しておりますので、ぜひご依頼ください。

詳しい内容については、以下に記載しています。

「 生成AI活用支援ソリューション」

業務効率化のための生成AI活用コンサルならスパイクスタジオにお任せください

業務効率化に関するプロジェクトは、専門家であるコンサル企業の外部リソースを活用して、効率的におこなうことをおすすめします。ただし、その際は対応を丸投げするのではなく、社内における協力体制や、効果的な施策のための準備を整えることが大切です。

弊社スパイクスタジオでは、生成AI黎明期から培ってきた確かな実績と、数々のソリューションを開発してきた熟練のチームが在籍しています。豊富な経験と知見を活かし、包括的な生成AI活用のためのコンサルティングを提供しますので、ぜひお気軽にご相談ください。