【業務効率化の手順】事務作業に役立つアイデア6選＆ツール7選を紹介

事務作業は定型業務やされていない業務が多く、従業員の物理的・心理的な負担が大きくなりがちです。「自社の煩雑な事務作業を効率化したい」「DX推進への第一歩として、事務作業やバックオフィス業務を効率化したい」と考えている方も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、事務作業の業務改善に役立つ6つのアイデアと7つのツールを紹介し、ルーティンワークを効率化するコツを詳しく解説していきます。自社の事務作業における負担を軽減するメリットや、事務作業の業務効率化に生成AIを導入するメリットについてもあわせて紹介しますので、ぜひご参考ください。

事務作業を効率化するメリット

事務作業の人件費削減や業務負担軽減から見えてくるメリットは、大きく4つあります。

1. ヒューマンエラーの軽減

2. 従業員のやる気維持・定着率向上

3. 生産性向上による利益の増加

4. 長期的な競争力の強化

まずは、上記メリットについて詳しくみていきましょう。

ヒューマンエラーの軽減

事務作業を自動化・効率化することにより、ヒューマンエラーの発生を大幅に軽減できます。担当者に精神的余裕が生まれることで、個々のパフォーマンスが向上するためです。

たとえば、手作業で請求書や領収書のデータ入力を行う場合、作業量が増えれば増えるほど集中力が低下し、入力ミスや確認漏れが生じやすくなります。しかし、以下の定型業務を自動化するツールを活用すれば、手作業によるミスを事前に防げるのです。

• RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）

• OCR（光学文字認識）　など

これにより、修正や確認作業が減少し、労働時間の削減や業務の効率向上にもつながります。

従業員のやる気維持・定着率向上

事務作業の効率化は、従業員のやる気維持や定着率向上にも大きく貢献します。単調な作業や長時間労働が続くと従業員のモチベーションが低下し、離職率の上昇につながるケースは少なくありません。

しかし、業務を効率化することで作業負担が軽減されるため、残業の削減や業務上のストレスが緩和され、従業員のやる気が維持されやすくなります。さらに、働きやすい環境が整うことで従業員の満足度が向上し、組織への定着率が高まるのもメリットです。

生産性向上による利益の増加

事務作業の効率化は、生産性の向上を通じて企業の利益増加に直結します。単純作業にかかる時間や手間を削減することで、従業員はより付加価値の高いコア業務に集中できるため、アウトプットの質向上も期待できるでしょう。業務全体の生産性が高まり、企業の収益向上につながります。

長期的な競争力の強化

事務作業の効率化は、長期的な競争力の強化に大きく貢献します。削減した時間やコストを新規事業や重要プロジェクトに再投資することも可能です。成長機会の拡大やイノベーションの創出が可能になり、企業競争力の強化にも貢献します。

さらに、効率化を進めることでDX（デジタルトランスフォーメーション）の基盤が整うため、市場環境の変化にも柔軟に対応できるようになるでしょう。こうした取り組みを早期におこなうことで企業の持続的成長が促進され、競争優位性を確立することにつながります。

バックオフィス業務効率化を進める流れ

事務作業における業務効率化は、以下の手順で段階的におこなっていくことが大切です。

1. 現状の業務内容を可視化・把握する

2. 問題点や課題点を抽出する

3. 課題の改善策を考える

4. 実践・検証する

以下は、各ステップに必要な工程を一覧表にしたものですので、ぜひ実践の際は参考にしてみてください。

1.現状の業務内容の可視化・把握

業務フロー

2.問題点や課題点の抽出

重複作業

3.課題の改善策の策定

以下を設定した改善計画書を作成

4.実践・検証

確認すべきポイント

【事務作業】業務効率化実現の具体的なアイデア6つ

ここからは、先述した各ステップにおける具体的な手順をご紹介していきます。事務作業の業務効率化実現に向けて実施すべき具体例は、以下の通りです。

1. ワークフローの見直しと可視化

2. データや物品の整理整頓

3. PCの処理能力・業務効率最大化

4. デジタルツールによる定型作業の自動化

5. 業務マニュアル作成

6. アウトソーシングの検討

ワークフローの見直しと可視化

ワークフローの見直しと可視化は、事務作業の業務効率化を実現するための最初のステップです。長年変えていない作業手順は、無駄が潜んでいる可能性が非常に高くなります。

業務の流れを可視化し、非効率なプロセスを特定することで、工数やコストの削減が実現可能です。たとえば、以下のような不要な手順を省くだけでも、全体の作業効率は大きく向上するでしょう。

• 承認フローにおいて必要以上の承認者がいる

• すべての部署で二重チェックが必要　など

データや物品の整理整頓

データや物品の整理整頓も、事務作業の効率化に不可欠な要素です。情報や物品が適切に管理されていないと必要なデータを探す時間が増え、業務の生産性が低下します。

具体的な対策は以下の通りです。

データ管理

物品管理

必要なデータのフォルダ分類

紙の資料をスキャンしてデジタル化

作業スペースの確保と検索時間の短縮を目指し、迅速に情報へアクセスできる環境を整えることが大切です。

たとえば、効率的な整理整頓を習慣化するために、出勤後や退勤前の10分間を片付け時間として確保するのも1つの対策になるでしょう。無駄な作業を削減することで、業務のスムーズな進行が実現できます。

PCの処理能力・業務効率最大化

PCの処理速度が遅いと全体的な業務効率が低下するため、定期的なメンテナンスやPCのアップグレードをおこないましょう。プロセッサやRAMの増強、高性能モニターの導入などに投資することで、作業環境を快適にし、事務作業の生産性向上を実現できます。

また、基本的なPCスキルの学習を促すことで、作業スピードを底上げするのも1つの方法です。

タイピング習得

ブラインドタッチなど

ショートカットキー習得

Ctrl + C（コピー）

業務に役立つPCの機能

メモ機能

Excel習得

関数やマクロの活用

ショートカットキーは、上記3つを習得するだけでも工数削減につながります。さらに、定型業務の多い事務作業では、IF関数・VLOOKUP・ピボットテーブルなども活用することで、処理時間の大幅短縮が見込めるでしょう。

デジタルツールによる定型作業の自動化

デジタルツールを活用した定型作業の自動化は、事務作業の効率化に大きく貢献します。

たとえば、RPAツールを導入することで、発注書のデータ入力・Excelの数値集計といった定型業務の自動化が可能です。1回5分の作業を1日10回おこなうとすると、自動化すれば1日50分、1ヶ月（20営業日）換算だと1,000分もの時間が削減できます。

また、クラウドツールを活用することで、場所を問わず事務処理ができるようになるため、リモートワークも実現可能です。さらに、スムーズな他部門との連携も実現でき、印刷コストの削減にもつながります。

業務マニュアル作成

マニュアルがない職場では、業務を伝える術が口頭のみであるため、作業手順の違いや誤った方法によるミスが発生しやすくなります。生産性が低下するだけでなく、作業が属人化しやすいのも課題です。

マニュアルを作成することで、作業の標準化が図れ、誰でも同じ品質で業務を遂行できるようになります。特に、複数名でおこなう業務では、統一した手順を共有することで作業スピードや精度が向上するのがメリットです。

また、マニュアルがあると、新入社員の教育や引継ぎもスムーズになり、欠員が出た際の対応も容易になります。

ただし、マニュアル作成時は専門用語を避け、図や表を活用しながら分かりやすい内容にすることが重要です。クラウドストレージや社内掲示板を活用し、誰でも簡単にアクセスできるようにすることで、より効果的に活用できます。

アウトソーシングの検討

単純作業や時間のかかる業務を外部委託することで、社内の人材をより重要なコア業務に集中させるのも1つの手段です。たとえば、データ入力や経理処理などの定型業務をアウトソーシングすることで業務負担が軽減され、従業員の生産性向上につながります。

また、外部の専門企業に依頼することにより、高い処理能力や専門知識を活かした高クオリティな業務の遂行も実現可能です。既存業務の棚卸しをおこない、アウトソーシングが適している業務を可視化することで、適切な業務分担が実現しリソースの最適化が図れます。

さらに、社内判断が必要な業務に人員を集中できるのもメリットです。アウトソーシングは、戦略的な意思決定や業務改善のスピードアップにも貢献します。適切な外注先を選定し、コストと業務効率のバランスを見極めることが成功のコツです。

バックオフィス業務効率化に役立つツール7選

ここからは、事務作業効率化に役立つツールを7種類紹介していきます。以下は、紹介するツールにおける代表例です。自社のニーズにマッチしているものを選定し、業務効率化に役立ててください。

ツール

代表例

生成AIツール

ChatGPT

RPAツール

WinActor

タスク管理ツール

Microsoft Teams

コミュニケーション・チャットツール

Slack

会計管理ツール

マネーフォワード

人事管理・勤怠管理ツール

SmartHR

電子承認ツール

クラウドサイン　など

各代表ツールの具体的な内容については、以下の記事で詳しく解説しています。

「【2025年最新・23選】おすすめ業務効率化ツール一覧｜選び方のコツ」

生成AIツール

「生成AI」は、人間の脳の神経回路をモデルにした革新的な人工知能技術です。膨大なデータをパターン化することでタスクを自動化し、学習を重ねることでコンテンツを生成します。生成AIができる基本的なアウトプットは以下の通りです。

• データを基にしたテキスト生成（記事・レポート・プレゼン資料・議事録など）

• 定型文章の作成（メール対応など）

• テキストの要約・翻訳

• 画像・デザイン・音声・動画などメディアの生成

• コード生成

文章作成や要約・データ整理・メール対応の自動化などを支援することで、業務負担を軽減できます。また、社内文書の作成や議事録の要約など、時間のかかる作業を迅速に処理できる点も魅力です。適切に活用することにより、業務の精度向上と生産性向上が同時に実現できます。

RPAツール

「RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）」は、毎日繰り返し発生する単純作業を自動化できるツールです。主にコンピューターを介した事務作業の自動化に適しており、以下のような導入事例があります。

• システムへのデータ入力作業

• Webサイトからの情報収集

• データのチェック

• 定型文章や月報などの作成業務

RPAは、ExcelのVBAよりも自動化対象範囲が広く、コーディング知識のない人でも比較的簡単にロボット開発ができるのがメリットです。自治体における業務効率化などにも広く活用されています。

タスク管理ツール

「タスク管理ツール」は、作業全体の進捗管理や抜け漏れ防止などに役立つ効率化ツールです。チームメンバー間での情報収集や、フォローアップがしやすくなるメリットがあり、インターネットがあればどこからでもアクセスできます。

事務作業に限らず、ビジネスシーンにおいては以下の活用法が有効です。

• 業務の視覚的な管理

• チーム内の情報共有促進

• 通知機能やリマインダー機能

• タスクの優先度設定

コミュニケーション・チャットツール

「コミュニケーションツール」や「チャットツール」は、業務の円滑化や迅速な情報共有に貢献するツールです。

• リアルタイムコミュニケーション

• ファイル共有とタスク管理による業務の透明性向上

• グループチャット機能によるリソース最適化

同時に複数のメンバーとリアルタイムで会話することにより、迅速な意思決定が促進され、誤解や食い違いなどのトラブルを防ぐこともできます。

会計管理ツール

「会計管理ツール」は、事務作業の効率化に重要な役割を果たします。経理作業における多くのプロセスを自動化し、手作業によるミスを軽減させるのが大きなメリットです。

• 請求書の発行・経費精算・財務報告の効率化・自動化

• リアルタイムでのデータ追跡実現

適切なツールを使用することで、日々の財務処理がスムーズになると、企業はより迅速な経営判断ができるようになります。資金繰りの改善、経営資源の最適化が実現できることから、業務全体の効率化にもつながるでしょう。

人事管理・勤怠管理ツール

「人事管理ツール」や「勤怠管理ツール」も、事務作業の効率化に大いに貢献します。人事管理ツールは、業員情報の管理から雇用契約の作成、年末調整まで多岐にわたる機能を持っています。従業員データを一元管理でき、法令遵守の促進ができるのがメリットです。

• 入社手続きのオンライン化

• マイナンバー管理の効率化

• 電子申請機能

また、勤怠管理ツールは、従業員の出退勤や労働時間の集計を行い、給与計算の基礎となるデータを提供します。

• スマホからの打刻・シフト管理

• 残業時間報告の自動化

労働環境の改善やエラー削減が期待でき、特にフレックスタイム制を採用している企業のバックオフィス業務の効率化に有効です。

電子承認ツール

「電子承認ツール」は、申請や承認のプロセスを電子化するためのツールです。従来の紙ベースの手続きと比べて、迅速かつ効率的に管理できるメリットがあります。

• スマホからの申請

• 承認フローのリアルタイム把握

• 申請書や承認内容における確認作業の自動化

• 入力漏れ・申請ミスの自動チェック機能

近年では、リモートワークの急増から需要が高まっており、特にモバイル対応のツールは非常に重宝されています。

事務作業の効率化に生成AIを役立てるメリット

事務作業やバックオフィス業務の効率化における、生成AIの有効な活用法は以下の通りです。

1. 文章作成の迅速化

2. 自動化によるヒューマンエラー削減

3. 人件費や紙代などのコスト削減

4. 創造性のある業務への時間捻出

5. 問い合わせ対応の自動化

6. 資料作成の効率化　など

たとえば、文章作成やデータ整理、メール対応の自動化などをAIがサポートすることで、事務作業の負担は大幅に軽減できます。また、社内外からの問い合わせ対応に生成AIを活用すれば、迅速かつ的確な回答が可能です。

さらに、会議資料や報告書の作成に生成AIを利用することで、ドラフト作成時間の大幅短縮も見込めます。生成AIによる事務作業の業務効率化・コスト削減・コア業務集中時間の捻出は、DX（デジタルトランスフォーメーション）推進の観点からも有効です。

スパイクスタジオ担当者によるコメント：生成AIの導入が特に効果的なのは、「情報量が多い業務」や「定型的な事務作業」です。大量のデータや情報を扱う業務では、生成AIが情報の整理や要約を効率的におこなってくれます。また、定型文の作成や定期的な報告書作成など、パターン化された業務も生成AIによる自動化が最適です。

【弊社事例】生成AIを活用した社内FAQチャットボット

最後に、弊社が開発を担当した「社内FAQチャットボット」の事例をご紹介します。弊社スパイクスタジオでは、自然言語処理を用いた生成AIを活用し、さまざまな用途に利用できる高性能なチャットボットを構築しました。

議事録・ドキュメント・チャット履歴などの膨大なテキストデータをすべて構造化し、RAGとしてLLMと組み合わせることにより、使い勝手の良さを実現しています。固有名詞を抽出してラベリングしているため、高速検索も可能です。

このチャットボットを導入することで、以下の業務効率化が期待できます。

• 社内問い合わせ対応における業務負担軽減

• 顧客からの質問に回答するまでの速度向上

• 社内データベースへの素早い情報検索

事務作業の効率化における生成AI導入はスパイクスタジオまでご相談ください

生成AIツールは、事務作業やバックオフィス業務の効率化に大きく貢献します。DX推進の観点からも、定型作業の自動化は有効な手段です。

弊社スパイクスタジオでは、生成AIを活用したさまざまなソリューションの開発や、導入支援サービスの提供をおこなっております。生成AI黎明期から培ってきた確かな経験と実績、そして熟練の技術者が在籍していますので、貴社のニーズに叶う提案やサポートが可能です。

事務作業やバックオフィス業務の業務改善にお悩みの方は、ぜひお気軽にご相談ください。