業務効率化2025.03.31

chatGPTで効率化できる業務8選！導入事例や注意点も解説

「chatGPTで業務は効率化できる？どんなことができるか知りたい」

「chatGPTで業務効率化したいけど、注意点も知っておいて安全に使いこなしたい」

生成AIでおなじみであるchatGPTを活用し、業務をスムーズに行いたいと感じている人は多いのではないでしょうか。

この記事ではchatGPTで効率化できる業務について詳しく解説します。chatGPTで業務効率化するときの注意点も解説するため、安全に生成AIを使いこなしたい人もぜひ参考にしてみてください。

chatGPTで効率化できる業務8選

chatGPTで効率化できる業務は以下の8つです。

文章の校正
議事録や報告書の作成
メールの文章を作成
収集したデータを資料作成する
文章を要約する
記事作成や文章を作成する
外国語の翻訳をする
壁打ちやアイディア出し

以下から詳しく見ていきましょう。

文章の校正

chatGPTは文章の校正において高い能力を発揮できる生成AIです。文章を入力するだけで誤字・脱字・文法のミスなどを修正し、正しい文章に直すことができるため、業務の効率化に繋がるでしょう。

日本語だけでなく、様々な言語に対応しているため英文などの添削、修正も対応できるためグローバルな業務にも対応可能です。

議事録や報告書の作成

chatGPTでは議事録や報告書のドラフト作成もできます。

2023年9月には「GPT-4V」が登場し、音声認識機能が追加されchatGPTに入力した音声をテキスト化することができるようになってから業務効率化がより加速しました。

音声データは大量の情報があるが、その中でも必要なもののみ書き起こすことができるため、要約の必要なく業務を効率的に進めることができます。

また、特定の発信者の意見をまとめる、話し言葉をです・ます調に変換など細かな対応もできます。調査報告書などの要約作成に活用することで時間を節約できるでしょう。

メールの文章を作成

chatGPTではメールの文章を作成することも可能です。様々なシーンに合わせて即座にメールの文章を作成できるため時間の節約になるでしょう。プロンプトでは人物の設定、目的と内容を明確にするとより希望に沿ったメール内容を作成できます。

回答は学習に利用して他のユーザーの回答時に漏洩することがあるため、個人情報などは記入しないようにしましょう。

chatGPTに正確にアウトプットを出してもらうために「プロンプト（≒生成AIに出す指示）を正確に記入することが重要です。

そこで、弊社では生成AIにあまり慣れていない方でも簡単にご利用いただけるプロンプト集をご用意しました。

まずは、ダウンロードして使ってみてください。

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また、貴社のお悩みに合わせた解決法を提供するため、ご相談会も承っています。ご希望する方はお気軽にお問い合わせください。

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収集したデータを資料作成する

収集したデータをPowerPointやExcelに入力することができます。PowerPointは情報の入力だけでなく、データの見せ方やデザインにも悩むが生成AIを活用することで思考時間を短縮できるでしょう。

方法としてはchatGPTにてVBAコードを作成し、PowerPointに貼り付けることで資料として作成できます。プロンプトにはスライド数、伝える相手、デザインの詳細を入力することで自分の好みにあったスライドに近いものが作成できます。

文章を要約する

chatGPTに文章を入力することで大量の文章を要約することもできます。全文に目を通すことなく、文章の要約ができるため効率よく業務を行うことができるでしょう。

プロンプトでは「以下の内容を予約してください」と入力したり、文字数を入力するとさらに分かりやすい要約ができます。

記事作成や文章を作成する

chatGPTは文章生成が得意なAIであるため、以下のような文章作成も可能です。

物語
webライティング
広告文章
キャッチコピー
商品説明など

プロンプトを入力するときは文字数やターゲット、口調など細かく入力することで希望に近い文章を生成できます。

外国語の翻訳をする

翻訳機能はないが一部の言語は翻訳サポートが可能です。英語、スペイン語、フランス語、中国語、ドイツ、イタリア、ポルトガル、韓国、ロシアなどの言語に対応できます。

翻訳アプリで対応していない言語も瞬時に要約や対話できるため、グローバルな業務において効率化に役立つでしょう。

壁打ちやアイディア出し

アイディアの生成にもchatGPTを活用できます。悩みや疑問があるときにchatGPTに意見を投げて、返答をもらうことで新たな視点に気づくことができるでしょう。

企業では以下のような活用方法でアイディアを生成できる可能性があります。

商品アイディア
アプローチ方法のアイディア
ロールプレイングの相手

アイディアをリストアップし、フィードバックをもらうことで新たなアイディアが得られます。

chatGPTを活用し企業で業務効率化できた事例

chatGPTを活用し、企業で業務効率化できた事例を紹介します。

【株式会社リブセンス】転職サイトの口コミを要約
【株式会社Widsley】電話商談の自動要約
【三井住友銀行】AIアシスタントツールの開発

以下から詳しく見ていきましょう。

【株式会社リブセンス】転職サイトの口コミを要約

株式会社リブセンスはchatGPTを活用した企業口コミの要約情報の提供【転職会議】を開始しました。(現在はスマートフォン版サイトのみ対応)

第一弾として約2600社の企業口コミ要約文をリリース、膨大な口コミ情報を短く分かりやすく要約。結果として短時間で的確に、各企業の大まかな特徴や社風のイメージを読み取ることができました。

限られた時間の中で取り組む求職活動者において、大量の口コミを読む負担を軽減し、よりよい仕事選びに貢献できたといえるでしょう。

出典転職口コミサイト『転職会議』、ChatGPTのAIを活用した企業口コミの要約情報を提供開始

【株式会社Widsley】電話商談の自動要約

株式会社WidsleyではIP回線・携帯回線どちらの通話でも自動文字起こしされた通話内容を自動要約するツールを開発。

コールセンターの業務においてAIを活用できておらず、オペレーターの業務改善に努めました。IP回線・携帯回線での通話で自動文字起こしをしたテキストを活用履歴、コンタクト画面のいずれかにて要約可能にし、業務効率化に繋がりました。

今後としてはキーワード・NGワードを含めた管理機能において工程数を削減したり、商談品質向上を目的とした機能アップデートを検討している。

出典Comdesk Lead、ChatGPT連携実装で、電話商談の自動要約が可能に

【三井住友銀行】AIアシスタントツールの開発

株式会社ベネッセホールディングスでは現場の開発者、企画者が安心・安全な環境で業務効率化への活用や、商品開発に向けて技術活用の検証を目的に「Benesse GPT」を開発。

Benesse GPTでは入力した情報の2次利用をせず、クローズドな環境で外部に情報が漏洩しないセキュリティ面に配慮しているしくみを構築しました。

今後もサービス自体の検証も重ねながらバージョンアップを行う予定です。

出典社内AIチャット「Benesse GPT」をグループ社員1.5万人に向けに提供開始

chatGPTで業務効率化するメリット

chatGPTで業務効率化するメリットは以下になります。

コスト削減できる
サービス品質の向上
ヒューマンエラーの減少
業務の効率化
柔軟な働き方の支援

詳しく見ていきましょう。

コスト削減できる

chatGPTを活用することで人件費をはじめとするコスト削減に繋がります。営業、マーケティング、経理などにchatGPTを活用することで外注費を削減できるでしょう。AIは24時間365日稼働できるため、営業時間外の対応やサポートも充実させることができます。

時間の節約になる

cahtGPTによって新しいアイディアを生成したり、業務を効率化することでサービス品質の向上に繋がります。AIを活用することで業務時間を短縮し、創造的な業務に注力できることで企業の発展に繫がるでしょう。

業務を効率化することにより社員のモチベーションも維持し、働きやすい環境を整えることもできます。

さらに、ChatGPTを活用したチャットボットや自動応答システムにより、顧客からの問い合わせに迅速かつ的確に対応できます。これにより、顧客満足度の向上や信頼性の強化が期待できるでしょう。

ヒューマンエラーの減少

chatGPTはルールに基づいて業務を多なうためヒューマンエラーの防止にも繋がります。特にデータ入力や、文章生成においての誤字・脱字などはエラーを最小限に抑えることができます。膨大なデータも迅速に処理できるため、正確かつスピーディーに業務を遂行することができるでしょう。

業務の効率化

ChatGPTを活用することで、定型的な業務や反復作業を自動化できます。例えば、よくある質問への自動応答や、FAQの作成・更新を効率化することで、担当者の負担を軽減し、より高度な業務に集中できる環境を構築できます。

柔軟な働き方の支援

ChatGPTの導入により、従業員は時間や場所にとらわれない柔軟な働き方が可能になります。例えば、AIが業務の一部を担うことで、リモートワークやフレックスタイム制の導入が容易になり、ワークライフバランスの向上に寄与します。

chatGPTで業務効率化するときの注意点

chatGPTで業務効率化するときの注意点は以下です。

ファクトチェックが必要
ユーザーの教育が必要
専門性や最新情報の限界
社内の機密情報は入力しない

詳しく見ていきましょう。

ファクトチェックが必要

chatGPTで出力された内容はファクトチェックが必要になります。chatGPTの情報はネットにある情報を学習し、回答が作成されるため、ネットの情報が間違っていれば誤情報を

得ることになってしまうからです。

最新の情報でない場合もあるため、フレッシュネスの観点からもファクトチェックが必要といえるでしょう。

間違った情報を企業の資料等に使用すると信用が低下しかねません。取り込んだ情報が正確かどうか確かめる方法を決めておく必要があるでしょう。

ユーザーの教育が必要

chatGPTを業務に導入するときは以下の理由から従業員への教育が必要です。

ツールの正しい使い方の理解
データの安全性とプライバシーの確保
従業員の不安を減らす

生成AIに慣れ親しんでいない従業員もいるため、リテラシーの底上げが必要になります。

使用方法を誤れば情報漏洩のリスクもあるため、社員教育を行ってから導入するようにしましょう。

専門性や最新情報の限界

ChatGPTは、専門的な知識や最新の情報を必要とする質問に対して、必ずしも正確な回答でない場合があります。そのため、専門的な判断や最新情報を必要とする業務では、AIの回答を鵜呑みにせず、正しい情報であるかチェックすることが大切です。

社内の機密情報は入力しない

社内の機密情報はchatGPTに入力しないようにしましょう。chatGPTに社内情報を入れるとAIの学習に活用され、他の人の回答に使われる可能性もあります。

企業でも生成AIから機密情報が漏洩したトラブルも報告されており、入力する情報の取り扱いには細心の注意が必要です。

生成AIの活用は便利ですが、安心して使うには専門的な知識が欠かせません。企業の大切な情報を守りつつ、業務の効率化を行いたい人はぜひAI専門家が在籍しているスパイクスタジオにご相談ください。

生成AIでの業務効率化はスパイクスタジオにお任せ

生成AIを企業に浸透させるには導入から運用まで一貫したサポートが必要です。

スパイクスタジオでは以下のような研修を行っており、導入後のサポート体制が充実しています。

生成AI基礎研修（生成AIリテラシー向上を目的）
実務業務に利用するためのプロンプト勉強会
プロンプトソンに関する相談窓口　など

chatGPTはプロンプトを用いて指示しなければ期待した回答を得られないことが多く、結果として企業で十分活用できないことになりかねません。

スパイクスタジオの研修ではプロンプト作成などの勉強会も開催し、より企業に浸透できるようなサポートも行ってます。研修の結果、従業員の生成AI利用率が250%向上、満足度95％などの事例もあり、企業と生成AIの歩みをサポートできます。

スパイクスタジオではAI黎明期から携わっている専門家が在籍しているため、ぜひご相談ください。