【生成AIで業務を自動化】生産性を高めるコツを事例3つとともに紹介

「生成AIで業務を効率化できる？どんな場面で使える？」

「生成AIで業務を効率化できた具体的な事例を知りたい」

生成AIで業務を自動化し、生産性を高めたいけどどこから手をつけてよいか迷っていませんか？

生成AIは企業の生産性向上や業務効率化に役立つ強力なツール。すでに多くの企業が活用しているため、導入していない企業とは差がつく可能性があります。

この記事では、生成AIを使った業務自動化の3つの具体例を解説します。

活用方法を知ることで導入へのハードルが下がり、ビジネスの成長に一歩近づくためのヒントになるためぜひ最後までご覧ください。

生成AIで自動化できるもの一覧

生成AIで業務を自動化できるものは以下になります。

• 業務内容

• コンテンツ作成

• データ収集・分析

• 翻訳・ローカライズ

• マーケティング

• ドキュメント作成

• 市場調査・リサーチ

• Eメールの自動化

• ミーティングや打ち合わせ

• スケジュール管理

• 顧客対応

以下から詳しく解説します。

コンテンツ作成

生成AIでは文章や画像を作成することができるため、以下のようなコンテンツを生成することができます。

• ブログ記事作成

• 商品説明

• 広告コピー

• 画像などのデザイン

生成AIを活用することで、これまで人が行っていた文章や画像作成の時間を大幅に効率化することができます。ライティングや画像生成はスキルが必要ですが、特定の技術を持つ人に依存せず作成することができるでしょう。

また、生成AIでは膨大な情報量からコンテンツを作成することができるため、新しいアイディアの生成にも貢献し、ビジネスの拡大に繋がります。

データ収集・分析

AIは大量のデータをリアルタイムで収集し、分析することが得意です。行動データなどを分析してレポートを生成し、ビジネス戦略や企業拡大をサポートします。

AIによるパターン認識技術を使えば、将来の需要予測や異常検知も自動で行えるため、企業拡大に繋げることが期待できるでしょう。

翻訳・ローカライズ

様々な言語の自動翻訳も可能です。特に製品説明やウェブサイトのコンテンツなど、テキストの翻訳には効果的です。

また、AIは地域に特化した言語や文化に合わせて、ローカライズされたコンテンツを生成することも可能です。

マーケティング

生成AIは以下のようにマーケティングに活かすことができます。

• 顧客データをもとにターゲティング広告の最適化

• メッセージの自動送信

• SNSの投稿スケジュール設定

AIは過去の顧客行動データを分析して、次に取るべきアクションを提案することができます。そのため、広告費用対効果を最大化する施策を提案できるため、企業拡大に繋げることができるでしょう。

ドキュメント作成

生成AIではドキュメント作成が可能であり、書類やレポートをAIが自動で作成し時間と労力を節約することができます。

例えば以下のような書類も正確かつスピーディーに作成することができます。

• 契約書

• 見積書の作成

• 請求書の発行

企業のバックオフィスに関わる文章を作成することで、業務を効率よく行うことができます。

市場調査・リサーチ

生成AIでは市場データを収集し、迅速に分析して有益な情報を提示することができます。特に以下のようなリサーチに貢献することができます。

• ネット上の大量の情報から迅速にリサーチし分析できる

• 顧客の購買動向や競合分析に必要なデータを自動で収集し分析レポートを作成

消費者ニーズの変化は激しいですが、生成AIを活用することで膨大なデータを迅速に分析できるため、企業はタイムリーな戦略を立てやすくなります。

商品開発やマーケティングの精度が上がり、顧客の期待に応えるサービス提供が可能となるでしょう。

Eメールの自動化

生成AIでは顧客へのメールマガジンや内容の最適化を自動で行うことができ、以下のような活用方法があります。

• 新規メールを瞬時に作成

• 返信メールの自動生成

• エラーチェック機能で高品質なメールを作成

生成AIによるEメール自動化は、企業にとって重要な戦略となります。業務効率化だけでなく、顧客満足度や従業員の生産性向上が期待できるでしょう。

ミーティングや打ち合わせ

生成AIは会議のスケジュール調整や議事録の作成を自動化し、業務負担を減らすことができます。

主には以下のような活用方法があります。

• 会議音声を収録し議事録として作成する

• 複数メンバーのスケジュールを確認し日時を決める

• 会議に必要な資料の作成

ミーティングに必要な準備やその後のまとめを生成AIに頼ることで、議論に集中することができます。

スケジュール管理

スケジュール管理ではセッティングや予定調整など、幅広く活用することができます。具体的には以下のような方法があります。

• 会議など参加者のスケジュールを分析し時間を決定する

• 重要な予定や定期的なタスクをリマインダーで送信する

生成AIを活用することによりスケジュール管理の時間短縮や、予定の見落としを防ぐことができ、効率よいスケジュール管理が可能となります。

予定管理にとどまらず、業務全体の最適化に貢献するでしょう。

顧客への対応を自動化

AIがチャットボットなどで対応を行い顧客への対応を自動化することで、業務を効率化することができます。具体的な活用方法は以下です。

• チャットボットにて問い合わせに24時間対応

• 音声アシスタントでスピーカーを通じて対応

• メール対応を自動化し適切な回答を送信する

顧客対応は時間の拘束や精神的な負担も多い業務ですが、生成AIを活用することで従業員の負担を減らすこともでき、オペレーター教育のコスト削減にも繫がります。

迅速な回答が可能になることで待ち時間を短縮でき、一貫性のある高品質な対応が実現できます。その結果、顧客の満足度向上にも繋がるでしょう。

生成AIで自動化できた事例

生成AIで自動化できた事例を3つ紹介します。

1. 業務自動化により生産性向上『三井住友フィナンシャルグループ』

2. 人手不足の課題をAIで解消『宮崎銀行』

3. チャットボットの導入で精神的負担を軽減『共栄火災海上保険』

以下から詳しく解説します。

①業務自動化により生産性向上『三井住友フィナンシャルグループ』

引用SMBCグループ二十年史

三井住友フィナンシャルグループでは文章の作成、情報収集に多くの時間を要しており、

生産性の低下や迅速な顧客対応が難しいことが課題となっていました。

生成AIを活用することにより文章の作成や要約、翻訳を自動化。業務を効率化することで、価値の高い業務に注力できることに繋がりました。

②人手不足の課題をAIで解消『宮崎銀行』

引用IBM Japan Newsroom - ニュースリリース

宮崎銀行では少子高齢化に伴う人手不足や業務の効率化、生産性向上が課題であり、特に営業店舗の手続きや本部の質疑応答が業務を圧迫していました。

AIを利用した問い合わせシステム、文章作成を行うことで業務効率化に成功。融資稟議書作成にかかる作業時間を95%削減し、人手不足の課題をAIで解消することができました。

③チャットボットの導入で精神的負担を軽減『共栄火災海上保険』

共栄火災海上保険では、営業グループへの問い合わせが一日中続き、精神的な負担も多い状況であり、担当者の問い合わせ回答にかかる時間を減らす課題がありました。

チャットボットを導入することによりwebサイトで最適な回答を作成し、24時間体制を導入。

定形的な紹介が全体の1％まで抑えることができ、ユーザーが自ら調べて解決することに繋がり、業務負担の軽減に成功しました。

生成AIで業務を自動化するメリット

生成AIで業務を自動化するメリットは以下になります。

• 業務を効率的に行える

• コストを削減できる

• 価値の高い業務に専念できる

以下から詳しく解説します。

業務を効率的に行える

生成AIは膨大なデータを短い時間で処理することができるため、業務をスムーズにこなすことができます。人的エラーもないため、トラブル対処の時間も少なくできることも効率よくこなせるメリットといえるでしょう。

また、文章作成やデータ処理など型にはまった作業をこなすことが得意です。人間が行っていた作業をAIに任せることにより、必要な業務に集中できるメリットがあります。

コストを削減できる

生成AIを使うことで以下のようなコストを削ることができます。

• 人件費の削減単純作業などはAIでも可能

• 業務効率が上がる手作業で行っていたデータ処理をスピーディーにできる

• 外注コストの削減サイトや画像、音源まで作成することができる

人が行っていた作業をAIに頼ることで、業務を効率化できるためコスト削減に繋がります。

人が行っていた仕事をAIがこなせるこにより人員不足にも対応できたり、顧客対応ができるため社員の負担を軽減することに繋がるでしょう。

価値の高い業務に専念できる

生成AIを使うことで時間の余白がうまれ、価値の高い業務に専念することができます。

生まれた時間をビジネスの成長や新しいプロジェクトの立ち上げに必要な「考える時間」として使うことで、より新しいアイディアが浮かぶきっかけになるでしょう。

生成AIは時間の節約だけでなく、質の高いアイディアを生み出す時間として活用でき、価値の高い仕事に集中することができます。

生成AIで業務を自動化するときの注意点

生成AIで業務を自動化するときの注意点は以下です。

• 従業員への指導が必要

• セキュリティ管理が必要

• 導入後もサポートが必要

以下から詳しく紹介します。

従業員への指導が必要

生成AIを活用して業務を効率化する際には、従業員への適切な指導が欠かせません。

生成AIの使用方法、ツールに関するリテラシーや安全性、責任の範囲を理解してもらうことで、AIの効果を最大化し、リスクを軽減することが重要です。

生成AIは新しいシステムであるため、従業員が安心して取り組めるよう、気持ちに配慮することも忘れてはなりません。慣れない環境に戸惑いや不安を感じる場合もあるため、丁寧に説明やサポートを行い、従業員が積極的に参加できるような環境設定も必要になります。

セキュリティ管理が必要

生成AIではセキュリティ管理が必要です。

生成AIでは大量のデータを処理する中で新たなコンテンツを作成しますが、その過程で情報が漏洩するリスクも考えておかなければなりません。

特に注意したいポイントは以下です。

• 機密情報の保護

• 外部への企業情報の漏洩

• 外部からのハッキング

会社の情報やシステムを守るためにもセキュリティ対策が不可欠です。

生成AIのセキュリティ管理が不十分で利害が発生すると、顧客やパートナーの信頼失うことになりかねません。

生成AIを企業で導入する際はセキュリティ管理が完備されているものを利用し、安全に活用できるように心がけましょう。

導入後もサポートが必要

生成AIは常に新しくなっており常にアップデートが必要です。効率よく使うためには、いつでも最新の情報を使えるようにしておくことが大切です。

仕事に生成AIをマッチングするには、使い方をこまめに見直して更新することが重要。メンテナンスや仕事への最適化には専門的な知識が必要であるため、サポートがあるサービスを選ぶとよいでしょう。

生成AIをうまく使いたい場合は、サポートがしっかりしているサービスをおすすめします。

生成AIの自動化は「スパイクスタジオ」にお任せください

生成AIの自動化はスパイクスタジオにお任せください。当社の生成AI活用ソリューションはAI導入から運用までをトータルにサポートします。スムーズかつ効果的に生成AIを活かせるようお手伝いいたします。

AI導入による効果測定や検証、品質管理も可能であり、より企業に適した活用方法の提示ができるため、運用・定着支援可能。導入事例や専門知識に基づいたアドバイスも可能であるため、ぜひご検討ください。