生成AIで業務を効率化！具体的な活用事例やメリットについて専門家が解説
「生成AIとは具体的に何ができる技術なのか」
「なぜビジネスシーンで生成AIが注目されているのか」
「業務効率化に生成AIを活用するメリットとデメリットは何か」
生成AIは、膨大なデータを学習して新たなコンテンツを生み出す革新的な技術です。
「文章生成や画像生成ができる技術」ということは知っていても、どのように業務効率化に役立つものなのか、いまいち理解できていないという方も多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、生成AIを活用した業務効率化の基礎知識を解説していきます。
さらに、生成AIを業務改善に役立てる具体的な活用法や、効率化に成功している先行企業の事例もあわせて紹介していきます。生成AIを業務効率化に活かすポイントを、専門家の視点で解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。
業務効率化のカギを握る「生成AI」の基礎知識
生成AIとは、ディープラーニング技術を駆使した革新的な人工知能技術です。
「ディープラーニング（深層学習）」は機械学習技術の1つで、人間の脳の神経回路をモデルにしています。
従来のAIは、既存のデータを分析・分類することに長けた技術でした。一方で、生成AIは膨大なデータからパターンを学習することでタスクを自動化し、新たなコンテンツを創造するのが特徴です。
近年生成AIの技術は急速に進歩しており、人間が作成したものと同じレベル、あるいはそれ以上のレベルのコンテンツ生成も自動でおこなえるようになってきています。このことから、従来のビジネスのあり方を変える革新的な技術として注目されているのです。
生成AIが得意なことアウトプット
生成AIは、すでに人間のタスクをサポートするツールとして活用されており、ライフスタイルにおけるさまざまな分野で活用されています。
生成AIが得意なアウトプットは以下の通りです。
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テキスト生成記事・レポート・議事録・プレゼン資料
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テキスト要約音声の文字起こし・論文の翻訳や要約
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画像生成イラスト・写真のような画像・ロゴデザイン
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音声生成効果音・音楽・合成音声によるナレーション
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動画生成アニメーション・プロモーション映像・短編動画
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コード生成プログラミングコード・アプリケーションの基本コード
これらのアウトプットをビジネスに応用し、ニーズに合わせて活用することで、業務プロセスの効率化が図れるのです。
ビジネスで生成AIが注目される理由
ビジネスにおいて生成AIが注目される理由は以下の通りです。
業務効率の最大化
ルーティンワークの自動化
コスト削減
外注業務の内製化
生産性向上
作業時間短縮による経営資源最適化
イノベーションの促進
新規アイデアの創出
様々な面で、生成AIは企業のDXを促進する画期的なツールとして注目されています。
ニーズに合った生成AIを活用することで、従来の業務における課題点が解消され、生産性向上やイノベーションの促進が期待できるのです。
スパイクスタジオは、「生成AIにオールイン」する働き方を実践しており、実際におこなっている生成AIの具体的な活用例は以下の通りです。
業務全般
タスク分解とWBS作成の自動化
システムエンジニアリング
技術リサーチ、コード作成・修正
セールス
・ヒアリング資料から顧客の課題抽出を行い、その内容を元に提案書ドラフト作成をする。
・メールの内容を考える
マーケティング
アイデア出し
投稿物の内容精査から作成、フィードバックや改善案出し
バックオフィス
・社内ルール案作成
・社内イベント案出しなど
スパイクスタジオ担当者によるコメント：
上記業務に生成AIを導入することにより、会社全体として、30%程度の業務効率化効果が見込まれています。
特に、議事録作成の工数はゼロ、社内ルールや求人票などの作成工数は70％程度削減できており、エンジニアリング工数も工程によっては30〜50%程度削減可能です。
生成AIを活用して業務効率化を図るメリット
ここからは、生成AIを活用して業務効率化を図る、具体的なメリットについてみていきましょう。現場における生成AIの導入メリットは、以下の3つが挙げられます。
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作業時間短縮
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品質とスキルの向上
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ワークライフバランスの実現
作業時間短縮
生成AIを導入することにより、まず作業時間の短縮が見込めます。
従来は手作業でおこなっていた煩雑な業務を生成AIに任せることで、人的コストをより生産性のある高度な業務に充てられるようになるためです。
品質とスキルの向上
生成AIの活用は、従業員の業務品質とスキルの向上も期待できます。
たとえば、文書分析や自動校正機能などを活用すれば、コンテンツの品質を向上させることも可能です。従業員のスキルを均一化し、正確かつプロフェッショナルな業務クオリティを実現できます。
ワークライフバランスの実現
生成AIの導入により、従来の業務の作業時間が短縮されれば、ワークライフバランスの実現も可能です。業務負担を軽減して残業時間を無くすことにより、生活の品質が向上します。
さらに、紙媒体や対面でのみおこなっていた業務も、テクノロジーの導入で電子化・データベース化できれば、リモートワークの実現も可能です。育児や介護などやむを得ない理由で退職せざるを得ない人材も、自分のペースで働けるようになり、人材不足解消にもつながるでしょう。
生成AIを活用して業務効率化を図るデメリット
生成AIは成長途中の新しい技術です。導入のメリットは大きいものの、依然として以下のデメリットが存在しているため、活用時はしっかり対策する必要があります。
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レピュテーションリスク
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情報セキュリティ
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リスクヘッジとのバランス
レピュテーションリスク
生成AIには「ハルシネーション」と呼ばれる課題点があります。
アウトプットに不適切な内容が含まれることへのリスクです。現状では、残念ながら生成AIがアウトプットする内容がすべて正しいとは限りません。
生成AIは膨大なデータを学習しているため、データをそのままアウトプットしてしまったり、倫理的に不適切な内容をアウトプットしたりする可能性もあります。人間のような倫理観や常識はAIに備わっていないので、生成物は一度人間の目を通す必要があるのです。
この工程を怠ると、企業や製品の評価を落とすレピュテーションリスクが発生してしまいます。生成物のファクトチェックをおこなう際は、以下が有効です。
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Googleなどの検索エンジンに類似コンテンツがないかチェック
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データ品質担保のためのヒューマン・イン・ザ・ループ設計
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回答品質の自動チェック恒常化（自社データの場合）
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専門業者に依頼する
情報セキュリティ
生成AIには、情報セキュリティに関連するリスクも存在します。とくに、ビジネスにおいて生成AIを活用する場合は、社内情報をデータとして学習させるケースがほとんどです。生成AIは学習データをクラウドで管理しているため、流出のリスクはゼロではありません。また、悪意のあるユーザーからのサイバー攻撃にも対策する必要があります。
生成AIの情報セキュリティ対策としては、以下が有効です。
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社内情報や顧客情報の利用範囲・可否を明確にする
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情報の取り扱いやセキュリティリスクを周知する
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社員のデジタル・AIリテラシー向上に努める
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データ履歴を残さないオプトアウト機能を搭載する
リスクヘッジとのバランス
「上記のリスクがあるなら、導入しない方がいいのではないか」と思う方も多いでしょう。しかし、導入しないと判断した場合は、競合他社との利益や売上に差が出てしまい、市場で生き残れなくなるというリスクが発生します。
経済産業省がDX推進を叫んでいる昨今では、生成AIなどのテクノロジーをいかにビジネスに導入し、生産性を向上していくかが課題です。そのため、リスクヘッジと積極的導入のバランスを考慮しながら、生成AIの恩恵を最大限活かす取り組みが求められるでしょう。
効果的な生成AIの導入ポイントは以下の通りです。
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既存の業務内容棚卸と明確な生成AI活用目的の決定
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生成AI活用の試算（どのように導入すれば最も効果的か）
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明確な課題設定・活用方法決定
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継続的な成果の確認と調整
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リスク管理の徹底
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社内全体への周知とAIリテラシー向上
【事例】業務改善に貢献する生成AIの活用法
ここからは、業務改善に生成AIを役立てた具体的な活用事例を紹介していきます。
目的
生成AIでできる具体的な業務改善
マーケティング強化
市場環境理解のための効率的なデータベース作成
文章作成の効率化
メールやブログ記事などの文章生成
クリエイティブ業務支援
新規コンテンツの作成
コミュニケーション支援
チャットボットによる接客・問い合わせの自動対応
スケジュール管理支援
カレンダー自動調整
開発業務効率化
ソフトウェア開発やデバッグ支援
サービス・顧客体験向上
医療やカスタマーサポートにおける動画説明
上記項目を一つひとつ詳しく解説し、関連した先行企業の事例もあわせて紹介しますので、ぜひ導入時の策定に役立ててください。
マーケティング強化
生成AIは、膨大なデータを学習して集計・分析を自動化できることから、マーケティング業務の効率化に最適なツールです。すばやいデータ集計・分析・レポーティングが実現でき、具体的には以下の業務を効率化します。
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市場動向やトレンド・顧客データ分析
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消費者の行動パターン分析
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過去データ抽出・加工・グラフ化
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業界・企業のビジネスモデル分析
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複数のデータソースを統合した分析
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リスクや変動要因を考慮した戦略策定 など
生成AIを上記業務に活かすことで、新規アイディアの提案や市場セグメントの把握が効率的になり、より効果的なマーケティング戦略立案が実現可能です。
たとえば、三菱総合研究所では、アンケート調査の集計・分析業務効率化に生成AIを導入しています。1,000件分の自由記述式アンケートを捌くタスクにかかっていた時間を、従来の10分の1以下に改善することに成功しました。
文章作成の効率化
生成AI活用の入り口としておすすめなのが、文章作成の効率化です。ChatGPTやBing AIなどのAIは、文章生成・要約・翻訳などに長けており、あらゆる業務における文章作成タスクへの負荷を大幅に軽減できます。
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メールやブログ記事などの文章生成
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企画書や職務経歴書などのドキュメント生成
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紙媒体や構造化されていない文書のデジタル化
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多言語翻訳・既存コンテンツの多言語対応
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論文や長文記事などの文章要約
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録画・録音の書き起こしと議事録作成
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音声読み上げ機能
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ボイスボットの導入 など
音声読み上げ機能を活用することで、作成した文章のチェックが目視よりも効果的におこなえます。また、ボイスボットを導入すれば、キーボードを叩く労力も軽減されるため、発話可能な環境なら作業の効率化が可能です。さらに、多言語対応が可能になれば、国際的なビジネスコミュニケーションも効率化できるでしょう。
クリエイティブ業務支援
生成AIを活用したツールには、クリエイティブ業務に長けた画像生成AI（DALL・E2・Adobe Fireflyほか）や、動画生成AI（FlexClip・InVi-deoほか）なども存在します。コンテンツ作成業務・設計やデザイン案の作成業務にも、生成AIは大きく貢献するでしょう。
生成AIで支援できる具体的な内容は以下の通りです。
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Webサイトデザイン生成
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フォントデザイン生成
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UIデザインの自動生成
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デザインフレーム・ロゴの生成
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コピーライティング
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広告バナー作成
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プロモーション動画作成
クリエイティブ業務では、AIの生成物をベースにして、微調整・改善・ファクトチェックをおこなうことが大切です。あくまでも素材として活用し、人間のクリエイターによって手を加える必要があります。
実際に、広告業界でも生成AIを導入したPR事例は増加傾向です。2023年10月にはPARCOが最新の画像生成AIを活用し、「HAPPY HOLIDAYSキャンペーン」のPRをおこないました。また、サントリー食品インターナショナルは、看板商品「C.C.レモン」の擬人化プロジェクトとして、生成AIを活用したPR活動をおこなっています。
コミュニケーション支援
自然言語処理系のAI「チャットボット」を導入することで、コミュニケーション業務の効率化が期待できます。チャットボットは、質問内容から文脈を理解して、蓄積された膨大な学習データの中から最適解を選出し、チャット形式で回答する仕組みです。
チャットボットなどの生成AIを活用することで、以下の業務効率化が期待できます。
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接客・問い合わせの自動対応
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オペレーター支援
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自動架電・受電
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ボイスボットによる多言語対応・翻訳
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音声のAI解析
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多言語対応
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24時間365日の稼働実現
従来のチャットボットは単純なFAQにのみ対応する形でしたが、近年では自然言語処理技術の発展により、複雑な問い合わせの自動対応も可能になりつつあります。頻繁に寄せられる問い合わせであればあるほど学習データが蓄積され、適切な回答ができるようになるため、オペレーターの業務負担軽減にも大きく貢献するでしょう。
スケジュール管理支援
生成AIは、進捗管理・工数管理・リマインドなどのスケジュール管理にも活用可能です。
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カレンダー自動調整
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タスクのリマインダー
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タスク管理や進捗報告の自動化
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ミーティングのアジェンダ作成
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プロジェクト計画の作成、タスク化
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イベントの企画・計画
日程調整やタスク管理は、参加者全員の情報を加味して算出する必要があるため、時間も手間もかかります。自然言語処理に優れた生成AIを活用すれば、複雑なスケジュール管理も自動化・効率化できるでしょう。さらに、チームメンバーへの情報共有も、文章作成AIを活用すれば適切な文面を瞬時に生成できます。
開発業務効率化
生成AIの技術は、ソフトウェア開発やデバッグ業務の効率化にも役立てることができます。生成AIに一部のシステム設計・コーディングを任せて自動化することにより、従来の開発にかかっていた工数やリソースの節約が実現可能です。
これにより、新人エンジニアは即戦力として活躍できるようになり、既存のベテランエンジニアはより重要な業務に集中できます。
人間が作業する場合は担当者ごとに専門性によるばらつきが出る可能性があり、抜け漏れなどのヒューマンエラーも発生しがちです。生成AIを活用することで品質が均一化され、修正や再作業のコスト削減も可能になります。
LINEヤフーコミュニケーションズの事例では、生成AI「GitHub Copilot」をソフトウェア開発に活用することで、1日当たり約2時間の業務時間削減に成功しました。
サービス・顧客体験向上
チャットボットが実現できるのは、単なる質問の受け答えだけではありません。顧客やユーザーのニーズを汲み取り、返答にプラスして役に立つ情報を提供するといった、顧客満足度向上に貢献することも可能です。
たとえば、日本空港株式会社（JAL）が導入しているチャット自動応答サービスは、空港便の予約や購入の接客対応がメインです。それだけでなく、運行状況や搭乗手続きに関する問い合わせ対応、世界情勢の照会などにも24時間365日対応できます。コンシェルジュの業務負担軽減だけでなく、顧客体験向上にも貢献しているのです。
【弊社事例】生成AIの具体的な業務活用例
最後に、弊社スパイクスタジオが手がけた生成AI活用の一例をご紹介します。
私たちは社内業務を幅広く支援できる、自然言語処理を活用した情報検索チャットボットを開発しました。
このチャットボットでは、次のような機能を実現しています。
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ドキュメントをデータベース化
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データに応じたカテゴリ分類や固有名詞のラベリング
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RAGとLLMを組み合わせた柔軟かつ高精度な応答
これにより、社内データの高速検索や部署横断でのナレッジ共有が可能になります。
結果として、バックオフィス業務の効率化による業務負担の軽減や、社内外からの問い合わせへの迅速な対応が実現できました。
その他の生成AIによる業務改善事例については、こちらの記事もあわせてご覧ください。
👉「【生成AIの業務効率化事例7選】生成AI黎明期から携わる専門家が解説」
業務効率化のための生成AI導入ならスパイクスタジオにお任せください
生成AIは、さまざまな業務効率化に活用できる革新的な技術です。しかし、自社の課題点にマッチしたツールを導入しなければ効果的な改善は見込めず、結果として従来の業務形式に戻ってしまう可能性もあります。また、リスクヘッジと積極的導入のバランスも難しいポイントです。
弊社では、数々のインターネットサービスを開発し、企業の業務改善・効率化に貢献してきた熟練チームによるサポートが可能です。
導入から実装まで一貫して支援いたしますので、生成AI導入にお困りの方はお気軽にご相談ください。