【2025年版】おすすめ業務効率化ツール23選｜選び方のコツも紹介
近年では、人手不足や働き方改革などの影響で、既存の業務の在り方を見直す動きが高まってきています。中でも、以下のような悩みを抱える企業の中には、業務改善に役立つ「業務効率化ツール」の導入を検討している方も多いのではないでしょうか。
「手作業やアナログ作業の煩わしい業務を、なんとかして効率化したい」
「業務効率化ツールの必要性を感じているが、具体的に何を選ぶべきかわからない」
「DX実現の最初のステップとして、個別業務の効率化に取り組みたい」
そこでこの記事では、生成AIの専門家である弊社スパイクスタジオが、イチオシの業務効率化ツールを23個セレクトいたしました。ツール導入の必要性や、選び方のコツについても詳しく解説しますので、業務を効率化・標準化したいという方はぜひ参考にしてください。
業務効率化ツールとは？導入の必要性とメリット
「業務効率化ツール」は、生産性向上やコスト削減などの「業務効率化」に貢献する、さまざまなIT技術やシステム、アプリケーションなどの総称です。以下のような、業務が非効率になる要因を解消することを目的としています。
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負担軽減（ムリのある業務内容・スケジュール）
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コスト削減（予算・人材のムダ）
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品質のばらつき・ムラ（人や状況に左右される）
まずは、業務効率化ツールが現代の企業に必要とされている理由と、そのメリットについてみていきましょう。
業務効率化ツールが必要とされる3つの理由
業務効率化ツールは、以下の3つの理由から導入が推奨されています。
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人材不足解消
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国をあげたDX推進
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働き方改革の推進
少子高齢化社会である日本で生き残るには、少ない労働力でいかに効率的な運営をおこなうかが大きな課題です。経済産業省はこの懸念を「2025年の崖」と称し、迅速なDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進を呼びかけています。
DXとは、「デジタル技術を活用したビジネスや生活の変容」のことです。目まぐるしく変化する社会で、一企業が生き残る術を身に着けるための取り組みを指します。近年では、リモートワークやフレキシブルタイムの導入など、国内でも働き方改革への動きが高まっている傾向です。
業務効率化ツールを活用する5つのメリット
業務効率化ツールを活用する具体的なメリットは、以下の5つです。
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業務やタスクの生産性向上
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ヒューマンエラーの低減
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業務の属人化防止
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コスト削減
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従業員のライフワークバランス向上
手作業や紙媒体でおこなっていた業務を、ツールによって効率化・電子化することにより、人手不足やヒューマンエラーが解消されます。属人化していたアナログデータを一元化し、リアルタイムでのデータ活用を実現すれば、より深くすばやい意思決定ができるでしょう。
業務全体が効率化されれば、従業員一人ひとりの生産性も上がることになるため、ライフワークバランスも向上します。クラウドやコラボレーションツールを導入することで、先述したようなリモート環境での柔軟な働き方も実現できるでしょう。
【一覧】業務効率化ツールの種類
ここからは、2025年最新のおすすめ業務効率化ツールを紹介していきます。ツールの種類と目的を一覧表にしていますので、自社のニーズに合ったものをご参考ください。
業務
主な内容・目的
おすすめツール
RPA・事務作業
データ入力
コミュニケーション業務
チャット
マーケティング業務
新規顧客獲得
営業業務
顧客データ管理
顧客管理業務
名刺管理
会計・契約業務
アナログ媒体のペーパーレス化
RPA・事務作業の効率化ツール一覧
まずは、事務作業の自動化を支援する「RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション」の代表的なツールを3つ紹介していきます。
WinActor
「WinActor」は、NTTグループが開発した国内製のRPAツールです。定型業務の自動化に優れており、プログラミングの知識がなくても直感的に操作できます。WinActorでできる業務効率化は以下の通りです。
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大量のデータ処理（入力と出力）
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Webサイトや社内システムからの情報抽出自動化
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定型業務の自動化（受発注処理・在庫管理など）
現在約8,000社の企業が、DX推進の一助として取り入れています。
BizRobo！
「BizRobo！」は、フローティングライセンスを採用したRPAツールです。1つの端末から複数のロボットを運用できるためコスト効率が高く、必要に応じた柔軟かつ大規模な運用が実現できます。
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Webサイトからの情報収集自動化
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システム連携（データ処理や転送の自動化）
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Excelなど表計算ソフト連携
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バッググラウンド実行
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機械学習機能
国内市場向けに設計されており、サポート体制が充実しているため、トラブル発生時は迅速に対応してもらえるのも魅力です。2,800社以上の企業が導入しており、継続率は約99％という高い実績を誇っています。
Blue Prism
「Blue Prism」は、バックオフィス業務やデータ処理など、反復的な業務プロセスを自動化するRPAツールです。世界2,800社以上の企業で導入されており、直感的なユーザーインターフェースで誰でも簡単にロボットを構築できます。
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AIやMLを活用した高度な自動化
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ロボットの稼働状況をリアルタイムで監視・管理
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ノーコードまたはローコードでの開発可能
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複数システムとの連携可能
監査やトレーサビリティ、セキュリティを重視しているツールなので、リスクを最小限に抑えつつ、業務プロセスの透明性向上にも役立ちます。
コミュニケーション業務効率化ツール一覧
ここからは、チームのコミュニケーション効率化に活用できるツールを紹介していきます。情報の一元化ができるプラットフォームや、Web会議に特化したツールなどさまざまな種類があるため、自社のニーズに合ったものを取り入れてみてください。
①Slack
「Slack」は、チャット機能に特化したコミュニケーションツールです。チャンネルごとにプロジェクト管理がしやすい特徴を持っており、必要な情報へ迅速にアクセスできます。
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プロジェクト管理ツールとの互換性（TrelloやAsanaなど）
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外部アプリとの統合（Google Drive・Dropbox・Zoomなど）
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リマインダー機能やボットを活用した定型業務自動化
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情報共有の見える化（ピン留め機能など伝達ミスや漏れ防止）
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リストによるタスク管理の一元化
②ChatWork
国内利用者NO.1を誇る「ChatWork」は、ビジネスチャットに特化したコミュニケーションツールです。特にグループチャット機能に優れており、プロジェクトや部署ごとの情報共有がリアルタイムでおこなえるほか、タスクの見える化やコミュニケーションの改善にも役立ちます。
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リアルタイムコミュニケーションの実現
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ビデオ通話機能による非言語コミュニケーション強化
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タスク管理機能による業務の可視化・透明化
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外部アプリとの連携による一元管理（Zapier・Googleカレンダーなど）
③Zoom
「Zoom」はオンラインミーティングに特化したコミュニケーションツールです。オンライン上の会議やイベント、セミナーや面接など、さまざまなシーンで活用されており、最大1,000人までミーティングに参加できます。
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画面共有機能による資料のリアルタイム共有
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ホワイトボード機能による意見の視覚化
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チャット機能でのスムーズな質疑応答
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バーチャル背景機能でプライバシーに配慮
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ブレイクアウトルーム機能（小グループ化）
また、ホストが参加を承認する「待機室機能」を搭載しているため、無関係な参加者の侵入を防げるのも特徴です。
④Google Meet
「Google Meet」は、Googleが提供するオンラインビデオツールです。Googleのアカウントがあれば誰でも無料で利用でき、特別なアプリのインストールは必要ありません。
基本的な機能はZoomと同様ですが、Google Meetはよりシンプルでビジネスシーンに特化しています。Googleのインフラを利用した高いセキュリティ性や、以下の機能が特徴的です。
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ライブストリーミング機能（最大10万人が視聴可能）
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ノイズキャンセリング機能
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ダイヤルイン（ネットが不安定でも電話回線で参加可能）
無料のプランでは最大60分間の会議が開催でき、100人まで会議に参加できます。
⑤Microsoft Teams
マイクロソフトが提供する「Microsoft Teams」は、ビジネス向けのコラボレーションプラットフォームです。以下のさまざまな機能を統合しているため情報の一元化ができ、チーム内のコミュニケーションが円滑になります。
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チャット機能（個別・グループ）
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ビデオ会議（画面共有や録画機能搭載）
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ファイル共有（OneDrive・SharePointと連携）
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アプリ統合（Microsoft 365のアプリと連携）
⑥Asana
「Asana」は、タスクやプロジェクト管理を効率化する、ワークマネジメントプラットフォームです。計画・プロセス・タスクの割り当てをクラウド上で一元管理できるメリットがあります。
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タスク管理（タスクの作成・担当者割り当て・期限設定）
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プロジェクト可視化（ガントチャート・カンバンボード）
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コラボレーション機能（コメント機能・ファイル共有機能）
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他ツールとの連携（Slack・Google Drive）
⑦Backlog
「Backlog」は、プロジェクト管理やタスク管理に優れているコラボレーション型ツールです。スケジュールやリソースの最適化ができるため、企画・マーケティング・開発など、共同で作業を進める際に役立ちます。
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タスクの進捗状況可視化
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プロジェクトごとのタスク整理
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コミュニケーション機能によるスムーズな情報共有
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バグトラッキング（ソフトウェア開発）
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ソースコード管理やレビュー効率化
⑧Trello
「Trello」はタスクやプロジェクトを視覚的に管理できる、カンバン方式のプロジェクト管理ツールです。個人のタスク管理からチームプロジェクトの管理まで、幅広く活用できます。
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ボードによる視覚的なタスク管理
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各ボードに作成したリストによる進捗管理
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「カード」表示による情報追加・管理
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ドラック＆ドロップ機能（直感的なタスク管理）
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拡張機能（ガントチャート・カレンダー表示など）
高度な機能を利用するには有料プランへのアップグレードが必要ですが、個人利用や小規模チームでは無料でも十分使えます。
マーケティング業務効率化ツール一覧
ここからは、マーケティング業務を効率化する3つのツールを紹介していきます。
SHANON MARKETING PLATFORM
「SHANON MARKETING PLATFORM」は、20年以上マーケティング業務支援に携わってきた日本企業の提供するマーケティングオートメーションツールです。さまざまな業種における導入事例があり、特にBtoBマーケティングに特化しています。
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リード獲得効率化
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セミナー・展示会などのイベント管理
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デジタル・アナログの顧客データを一元化
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顧客のオンライン行動追跡機能
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顧客の行動履歴・属性情報を基にしたコンテンツ最適化
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マーケティング活動の自動分析、データ提供
b→dash
「b→dash」は、MAやCDPとしても活用できる、データマーケティングに特化したツールです。SQLなどのプログラミング知識がなくてもノーコードでデータの連携・統合ができ、非エンジニアも扱いやすい特徴があります。
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さまざまなソースからデータの取り込みが可能
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直感的なインターフェースでのデータ加工
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MAやBI機能によるデータや施策の効果測定
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Web接客やLINE連携も可能
SATORI
「SATORI」は、見込み顧客獲得に特化した国内産のMAツールです。匿名の見込み顧客に対してもアプローチできるメリットがあり、国内の1,500社以上の企業に導入されています。
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即日導入できるシンプルなインターフェース
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アンノウンマーケティングによる商談機会最大化
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リード件数推移や目標達成状況のダッシュボード確認
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導入から運用までの手厚いサポート体制
営業業務の効率化ツール一覧
ここからは、営業業務の効率化に役立つSEA・CRM・MAツールなどを紹介していきます。
Salesforce
「Salesforce」は、クラウドベースの代表的なCRM/SFAソフトウェアです。営業支援やマーケティング、顧客サービスや分析機能を搭載しており、営業活動全般を効率化してくれるだけでなく、顧客満足度や顧客ロイヤリティの向上にも貢献します。
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顧客情報の一元管理化
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マーケティングオートメーション機能
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AIを活用したデータ分析・予測機能
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Sales GPTを活用したメール文生成、顧客情報要約
eセールスマネージャー
「eセールスマネージャー」は、国産のSFAおよびCRMツールです。1997年にリリースされて以来、大小含む5,500社以上の企業に導入されており、そのうちの95％が利用を継続しています。
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一度のデータ入力で複数情報の自動更新が可能
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地図機能や人脈管理機能など日本の営業スタイルに特化
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マーケティングオートメーション機能も搭載
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定着支援サポートの充実
近年では、営業分野のDX（デジタルトランスフォーメーション）を支援する徹底したサポート体制で再注目されています。
Sales Cloud
「Sales Cloud」は、国内外で15万社以上のトップシェアを誇る営業支援システムです。顧客情報や商談情報の管理に特化しており、インサイドセールスあるいはフィールドセールスチーム内での情報共有に役立ちます。
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過去の取引履歴やコミュニケーション履歴追跡
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商談の進捗状況の可視化
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過去データを基にしたAIによる売上予測機能
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レポートとダッシュボードで営業の進捗を可視化
顧客管理業務の効率化ツール一覧
ここからは、顧客管理に特化した業務効率化ツールを2つ紹介していきます。
Sansan
「Sansan」は、国産の法人向け名刺管理サービスです。名刺・企業情報・営業履歴を一元化し、全社で共有できるようにすることで、コスト削減と売上拡大の双方を実現します。
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名刺スキャンによる情報の自動デジタル化
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名刺情報を基にした顧客データベースの構築
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営業チャンスの可視化
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商談履歴の管理
現在は大小問わず9,000社以上の企業で導入されており、営業業務におけるDX実現にも役立っているツールです。
Kintone
「Kintone」は、ノーコード・ローコードで業務アプリが作れる、クラウド型の開発プラットフォームです。3,000社以上の企業で導入されており、多様な業種・業務に対応できる柔軟性があります。データの集計やグラフ化など、チーム内での情報共有をサポートしてくれるのが特徴です。
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どこにいてもアクセス可能なクラウドベース
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顧客情報の一元管理化
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プロジェクトの進捗状況可視化
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申請業務や承認フローのデジタル化
ExcelやCSVファイルを読み込めばデータベースとしても活用できるため、幅広いシーンで活用されています。
会計・契約業務効率化｜ペーパーレス化ツール一覧
最後に、会計・契約などのバックオフィス業務を簡略化するペーパーレス化ツールを4つ紹介します。
マネーフォワード
「マネーフォワード」は、個人・企業向けにお金の管理をサポートする、家計簿＆クラウド会計プラットフォームです。中小企業向けに特化した会計ソフト「マネーフォワードクラウド」は、財務管理・請求書発行・給与計算などの経理業務を効率化します。
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銀行口座やクレジットカード連携による取引の自動取得
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レシート撮影機能による家計簿の自動入力
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支出をグラフ化してお金の使い道を可視化
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二段階認証による不正アクセス防止
クラウドサイン
「クラウドサイン」は、国内シェア率NO.1を誇るクラウド型の電子契約サービスです。日本の電子契約市場の約8割を占めており、250万社以上の企業や自治体などで幅広く導入されています。契約締結から契約書管理までをオンライン上で完結できるのが特徴で、安全性と利便性を両立させた設計です。
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契約締結の簡素化（契約書をアップロードして相手に承認をもらう）
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契約書のクラウド管理（紛失防止・管理コスト削減）
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弁護士が監修する電子署名法に準拠したサービス内容
Teachme Biz
「Teachme Biz」は、クラウド型のマニュアル作成ツールです。写真や動画を使って直感的にマニュアルを作成でき、手順をわかりやすく伝えることができます。20言語以上の自動翻訳機能や、AIを活用したマニュアル作成機能に特化しているのが特徴です。
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マニュアルのクラウド共有・管理・更新
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人材教育支援（新入社員や外国人スタッフなど）
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アクセスログ・検索ログ解析による利用状況把握
Notion
「Notion」は、アメリカ発祥の多機能ワークスペースツールです。クラウドベースで動作しているため、インターネットがあればどこからでもアクセスできます。個人利用からチームプロジェクトの管理まで幅広く活用でき、社内Wikiやプロジェクトの進捗管理、情報共有プラットフォームとして注目されているツールです。
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メモとドキュメント機能（議事録やマニュアル作成）
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進捗状況の可視化（ボード・リスト形式のタスク管理）
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情報を一元化できるデータベース機能
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ニーズに合わせたワークスペースのカスタマイズ
業務効率化ツールの選び方
業務効率化ツール選びに失敗しないためのポイントは、以下の5つです。
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課題解決に役立つツールか
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操作性に問題はないか
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セキュリティ性能の問題はないか
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既存システムとの互換性やカスタマイズは可能か
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サポート体制はどうか
1. 課題解決に役立つツールか
まずは、自社の課題解決に役立つツールかどうかが重要です。「とりあえず導入してみたものの、あまり効果が実感できなかった」というケースでは、自社の課題や無駄が把握できていないという背景があります。
そのため、業務効率化ツールを導入する前に、「どの業務のどの部分を効率化したいのか」を明確にしておくことが大切です。たとえば、単純作業の場合なら、自動化できるツールを検討するのがいいでしょう。反対に、人間のクリエイティブな業務においては、一部の工程を簡略化したり、業務を支援したりするようなツールが望ましいです。
2. 操作性に問題はないか
業務効率化ツールは、導入して終わりではありません。実際に現場が活用できるかどうかも成果に大きく影響します。ツールの設定や操作に手間はかからないか、誰でも簡単に使えるかどうかなど、継続的に活用できそうかしっかり検討してください。無料プランやトライアル期間があるものは、積極的に試してみるのがいいでしょう。
3. セキュリティ性能の問題はないか
紙媒体の業務や手作業をデジタル化する際は、クラウド管理におけるセキュリティ面にも留意しなければなりません。使われているデータセンターやサーバーの管理体制などにも注目し、扱うデータにふさわしいセキュリティ性能のツールを導入しましょう。
4. 既存システムとの互換性やカスタマイズは可能か
せっかく自社のニーズに合ったツールを見つけたとしても、既存システムとの互換性がなければ導入の難易度は高くなってしまいます。新しいツールを導入する際は、現在使用しているシステムとの連携が可能かどうかを必ず確認してください。
ただし、実際に導入してみないとわからない部分もあるので、初めてツールを導入する場合は規模の小さい部分から取り組んでみるのがいいでしょう。カスタマイズ可能なツールであれば、より自由度の高い活用法が期待できます。
5. サポート体制はどうか
ツールを導入する際は、サポート体制がどの程度充実しているかや、サポートに必要なコストについても確認しておきましょう。一般的に、導入している企業やユーザー数の多いツールほど、手厚いサポートが受けられます。特に、社内にIT関連技術の知識を持つ人材が少ない場合は、トラブル対応に備えられるかどうかが重要です。
DX推進のための業務効率化なら生成AIが最適！
時代の変化に取り残されないためには、ツールを活用していかに日常業務を効率化するかが課題となります。既存のツールでニーズを満たすものがない場合は、外部ベンダーに開発を依頼するのも1つの方法です。
弊社スパイクスタジオでは、DX推進の最初の一歩として、生成AIを導入した業務効率化のお手伝いをおこなっております。数々のソリューションを開発してきた熟練のチームが在籍していますので、貴社の課題解決に役立つツールの開発が可能です。運用やその後のサポートなどもできますので、業務効率化にお悩みの方はぜひご相談ください。